Κανονισμός Δημιουργίας και Διαχείρισης Μητρώου Μόνιμων & Εποχιακών Συνεργατών / Οικονομικών Φορέων (Φυσικών Πρόσωπων)

Η ΕΔΕΤ Α.Ε. έχει ως αντικείμενο τη διαχείριση του Εθνικού Δικτύου Έρευνας & Τεχνολογίας κατά το πρότυπο των αντίστοιχων Ερευνητικών και Εκπαιδευτικών Δικτύων της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Δραστηριοποιείται ενεργά, τόσο σε εθνικό όσο και σε διεθνές επίπεδο και αποτελεί περιβάλλον ανάπτυξης καινοτόμων υπηρεσιών, στη διάθεση της Εκπαιδευτικής και Ερευνητικής Κοινότητας της χώρας. Οι διαρκώς αυξανόμενες ανάγκες της ΕΔΕΤ Α.Ε από την ανάληψη νέων Έργων και Προγραμμάτων στο πλαίσιο του νέου ΕΣΠΑ (ΣΕΣ), του διακρατικού προγράμματος INTERREG (IVC), καθώς και των ανταγωνιστικών έργων που χρηματοδοτεί η Ευρωπαϊκή Ένωση, απαιτούν την εύρεση δυνητικών συνεργατών (μόνιμων και εποχιακών) για την δημιουργία σχετικού μητρώου, οι οποίοι θα αξιοποιηθούν για την εκπόνηση μελετών, εργασιών και τη διαχείριση - υλοποίηση των προγραμμάτων και έργων που υλοποιεί και θα υλοποιήσει η ΕΔΕΤ Α.Ε.

Σκοπός
Σκοπός του Μητρώου των Μονίμων και Εποχιακών Συνεργατών/Οικονομικών Φορέων (φυσικών προσώπων) της EΔΕΤ Α.Ε. είναι η δημιουργία, η διαχείριση και ο διαρκής εμπλουτισμός µιας ικανής βάσης εµπειρογνωµόνων – δυνητικών συνεργατών καθ’ όλη τη διάρκεια του νέου Εθνικού Στρατηγικού Πλαισίου Αναφοράς (ΣΕΣ), του INTERREG (IVC) και των προγραμμάτων που χρηματοδοτούνται απευθείας από την Ευρωπαϊκή Ένωση ώστε:

• αφενός οι Οµάδες Εργασίας που συστήνονται για οποιοδήποτε λόγο στην ΕΔΕΤ Α.Ε., στο πλαίσιο υλοποίησης προγραμμάτων, έργων και δράσεων, να εμπλουτίζονται/ ενισχύονται µε την κατάλληλη κατά περίπτωση εξειδίκευση και τεχνογνωσία για την εκτέλεση συγκεκριμένων εργασιών,
• αφετέρου να διασφαλιστεί η διαρκής διαθεσιμότητα ενός ικανού εύρους επαγγελματιών και επιστημόνων µε εξειδικευμένα προσόντα, εμπειρία και δεξιότητες, οι οποίοι θα µπορούν να αξιοποιηθούν άµεσα για την υλοποίηση συγκεκριμένων εργασιών και έργων, στο πλαίσιο των παραγωγικών δραστηριοτήτων της ΕΔΕΤ Α.Ε.

Ο παρών κανονισμός εμπεριέχει τους κανόνες και τις αρχές σύστασης, διαχείρισης και αξιοποίησης του Μητρώου Μονίμων και Εποχιακών Συνεργατών/Οικονομικών Φορέων (φυσικών προσώπων) της EΔΕΤ Α.Ε. προκειμένου αυτό να δημιουργηθεί και αξιοποιηθεί με τη μεγαλύτερη δυνατή διαφάνεια και αποτελεσματικότητα προς όφελος της ΕΔΕΤ Α.Ε. και της Ελληνικής Πολιτείας.

Διαδικασίες Διαχείρισης

Για τη δημιουργία και διαχείριση του Μητρώου Μονίμων και Εποχιακών Συνεργατών/Οικονομικών Φορέων (φυσικών προσώπων) της EΔΕΤ Α.Ε. ορίζονται οι ακόλουθες διακριτές διαδικασίες:

Α. Δημιουργία Μητρώου
Β. Ένταξη μελών στο μητρώο
Γ. Ειδικές προσκλήσεις και προσκλήσεις για συνεργάτες με σύμβαση έργου
Δ. Διαγραφή Μελών ή Τροποποίηση Στοιχείων

Για τη σωστή λειτουργία και διαχείριση του Μητρώου θα οριστεί Υπεύθυνος Διαχείρισης του Μητρώου, με τις παρακάτω αρμοδιότητες:

• Έλεγχος της εγκυρότητας των αιτήσεων με βάση τα κριτήρια και τις προϋποθέσεις ένταξης στο Μητρώο.
• Κατηγοριοποίηση των αιτήσεων και εισήγηση στον Επικεφαλής της Υπηρεσίας Λειτουργιών και Οικονομικής Διαχείρισης για κατά περίπτωση έγκριση/απόρριψη.
• Αποστολή ενημερωτικού σημειώματος σε όσους υπέβαλλαν αίτηση που τους κοινοποιεί την έγκριση και την εγγραφή τους στο Μητρώο ή αιτιολογεί την απόρριψή τους.
• Επικαιροποίηση της Βάσης Δεδομένων σε τακτά χρονικά διαστήματα και όταν προκύπτουν καταστάσεις μεταβολών δεδομένων.
• Επικοινωνία με τα μέλη του Μητρώου όποτε προκύπτει αναγκαιότητα
• Εισήγηση στον Επικεφαλής της Υπηρεσίας Λειτουργιών και Οικονομικής Διαχείρισης της εταιρείας για την αναστολή της ιδιότητας μέλους του Μητρώου ή τη διαγραφή του από αυτό.

Ο Υπεύθυνος Διαχείρισης του Μητρώου θα πρέπει,

• να είναι καλά ενημερωμένος για τις διαδικασίες συμπλήρωσης της αίτησης, των κριτηρίων και των προϋποθέσεων υποβολής των αιτήσεων σύμφωνα με τις αρχές που θέτει η ΕΔΕΤ Α.Ε.
• Να μεριμνά για την τήρηση αντιγράφων ασφαλείας (back up) και την προστασία της πληροφοριακής εφαρμογής από μη εξουσιοδοτημένους χρήστες.

Δημιουργία Μητρώου

Αρχικά, το ΔΣ της ΕΔΕΤ Α.Ε. αποφασίζει τη σύσταση Μητρώου Μονίμων και Εποχιακών Συνεργατών/Οικονομικών Φορέων (φυσικών προσώπων) της EΔΕΤ Α.Ε. Με την απόφαση σύστασης, το ΔΣ εγκρίνει τον κανονισμό δημιουργίας και διαχείρισης του Μητρώου και ορίζει τον Υπεύθυνο Διαχείρισης του Μητρώου. Τροποποιήσεις επί των διαδικασιών μπορεί να πραγματοποιούνται με νεότερες αποφάσεις του ΔΣ της εταιρείας.
Μετά τη σύσταση του Μητρώου, η ΕΔΕΤ Α.Ε. δημοσιεύει πρόσκληση υποβολής αιτήσεων για εγγραφή Φυσικών Προσώπων σε αυτό στο δικτυακό της τόπο (www.grnet.gr)
Η πρόσκληση για την υποβολή αιτήσεων συμμετοχής στο Μητρώο θα είναι ανοιχτή, δίνοντας έτσι τη δυνατότητα διαρκούς εμπλουτισμού του Μητρώου ενώ οι ενέργειες δημοσιότητας μπορούν να επαναλαμβάνονται σε τακτά διαστήματα, επικαιροποιώντας το ενδιαφέρον της Εταιρείας για τον συνεχή εμπλουτισμό του ανθρωπίνου δυναμικού του Μητρώου.

Ένταξη μελών στο Μητρώο

Έπειτα από τη δημοσιοποίηση της πρόσκλησης για συμμετοχή στο Μητρώο Μονίμων και Εποχιακών Συνεργατών/Οικονομικών Φορέων (φυσικών προσώπων) της EΔΕΤ Α.Ε., οι ενδιαφερόμενοι καλούνται να συμπληρώσουν και να καταθέσουν Αίτηση Εγγραφής στο Μητρώο.
Η υποβολή αιτήσεων εγγραφής πραγματοποιείται ηλεκτρονικά μέσω διαδικτύου.Οι αιτούντες καλούνται να δηλώσουν τη ρητή συγκατάθεσή τους, ότι έλαβαν γνώση για την τήρηση ηλεκτρονικού αρχείου (αρχική και κάθε περαιτέρω επεξεργασία), το οποίο περιέχει δεδομένα επικοινωνίας μαζί τους και συνδέεται με το ιστορικό της εκπαίδευσης και της επαγγελματικής τους πορείας. Η επιλογή των ενδιαφερομένων θα γίνεται με βάση την καταλληλότητα απασχόλησής τους σε έργα:

• Υπηρεσίες Ταυτοποίησης και Εξουσιοδότησης χρηστών ηλεκτρονικών υπηρεσιών
• Ηλεκτρονικές Υποδομές και εφαρμογές για την ανάπτυξη της χρήσης ψηφιακού περιεχομένου/ψηφιακών βιβλιοθηκών σε θέματα εκπαίδευσης/περιβάλλοντος
• Ανάπτυξη και Παροχή δικτυακών υπηρεσιών
• Ηλεκτρονικές υπηρεσίες στον χώρο της Ακαδημαϊκής/Ερευνητικής Κοινότητας
• Ηλεκτρονικές υπηρεσίες στον χώρο της υγείας
• Καινοτόμες υπηρεσίες για τη δημόσια διοίκηση και την ηλεκτρονική διακυβέρνηση
• Προηγμένες υπηρεσίες και εφαρμογές υπολογιστικού νέφους (Cloud Computing)
• Ανάπτυξη, διαχείριση και ασφάλεια ενοποιημένων ηλεκτρονικών υποδομών (e-infrastructures)
• Δημιουργία και Προώθηση Ανοικτού Λογισμικού, Ανοικτών Δεδομένων και Ανοικτών Κοινοτήτων Μάθησης
• Δημιουργία πληροφοριακών συστημάτων για επιχορήγηση δικαιούχων με τη μορφή voucher
• ΤΠΕ και Πράσινες Τεχνολογίες
• Μεταφορά Τεχνογνωσίας σε επιχειρήσεις

Η επιλογή των συνεργατών γίνεται λαμβάνοντας υπόψη τα ακόλουθα κριτήρια (ιεραρχικά), όπως αυτά προκύπτουν από το βιογραφικό τους:

1) Οι σχετικές, με τους ως άνω τομείς, ακαδημαϊκές και άλλες γνώσεις και σπουδές
2) Η επαγγελματική τους εμπειρία, η οποία θα πρέπει να είναι σχετική με τους ως άνω τομείς
3) Τα επιστημονικά τους ενδιαφέροντα και λοιπές δεξιότητες, ώστε να ταιριάζουν στις άνω κατηγορίες έργων της ΕΔΕΤ Α.Ε.

Ο Υπεύθυνος Διαχείρισης του Μητρώου, αφού παραλάβει τις αιτήσεις και κατηγοριοποιήσει τις αιτήσεις βάσει των κατηγοριών έργων της ΕΔΕΤ Α.Ε, εισηγείται με τουλάχιστον μία τριμηνιαία αναφορά (Ιαν.– Μαρ., Απρ. – Ιουν., Ιουλ. – Σεπ., Οκτ.- Δεκ.) στον Επικεφαλής της Υπηρεσίας Λειτουργιών και Οικονομικής Διαχείρισης της ΕΔΕΤ Α.Ε. για την εγγραφή μέλους στο Μητρώο (ή την τεκμηριωμένη απόρριψη αίτησης που δεν καλύπτει τα κριτήρια και τις προϋποθέσεις εγγραφής). Ο Επικεφαλής της Υπηρεσίας Λειτουργιών και Οικονομικής Διαχείρισης της Εταιρίας, έπειτα από λεπτομερή εξέταση της νομιμότητας, εγκυρότητας και ορθότητας των στοιχείων που αναφέρονται σε έκαστη των αιτήσεων αποφαίνεται με σχετική του απόφαση, σχετικά με την εγγραφή του αιτούντος στο Μητρώο ή την απόρριψη της αίτησης.

Ειδικές προσκλήσεις και προσκλήσεις για συνεργάτες με σύμβαση έργου

Α. Στις περιπτώσεις που η ΕΔΕΤ Α.Ε. προκηρύσσει ειδική πρόσκληση υποβολής αιτήσεων για έργα στα οποία προκύπτει ανάγκη για ανθρώπινο δυναμικό με εξειδικευμένες γνώσεις, είναι απαραίτητη η προηγούμενη έγκριση από το Δ.Σ. της. Στο πλαίσιο της εκάστοτε ειδικής πρόσκλησης δίνεται και η ευκαιρία να ανανεωθούν τα μέλη του Μητρώου.

Στις ειδικές αυτές περιπτώσεις, οι ενέργειες δημοσιότητας πρέπει να συνοδεύονται με ρητή επισήμανση και προθεσμία, προκειμένου οι ενδιαφερόμενοι να υποβάλλουν τις αιτήσεις τους εντός της ταχθείσας ρητής προθεσμίας.

Ο Υπεύθυνος Διαχείρισης του Μητρώου μεριμνά για την ολοκλήρωση της διαδικασίας αξιολόγησης των αιτήσεων και υποβολής σχετικής εισήγησης στον Επικεφαλής της Υπηρεσίας Λειτουργιών και Οικονομικής Διαχείρισης, εντός 20 ημερών από τη λήξη της προθεσμίας υποβολής των αιτήσεων των ειδικών προσκλήσεων.

Οι ενδιαφερόμενοι τα βιογραφικά των οποίων, αξιολογούνται θετικά, εντάσσονται στο Μητρώο Μονίμων και Εποχιακών Συνεργατών/Οικονομικών Φορέων (φυσικών προσώπων) της EΔΕΤ Α.Ε., με σχετική απόφαση του Επικεφαλής της Υπηρεσίας Λειτουργιών και Οικονομικής Διαχείρισης και δύναται να κληθούν για την παροχή υπηρεσιών στο πλαίσιο της συγκεκριμένης πρόσκλησης αλλά και στη συνέχεια στο πλαίσιο κάποιου άλλου έργου, προγράμματος ή υπηρεσίας που υλοποιεί ή θα υλοποιήσει η ΕΔΕΤ Α.Ε. Η επιλογή των μελών του Μητρώου που θα συνεργαστούν με την ΕΔΕΤ Α.Ε. στο πλαίσιο του συγκεκριμένου έργου θα γίνει με Πρακτικό Αξιολόγησης του Υπευθύνου του Έργου και του Επικεφαλής της Υπηρεσίας Λειτουργιών και Οικονομικής Διαχείρισης.

Β. Στις περιπτώσεις που η ΕΔΕΤ Α.Ε. προκηρύσσει θέσεις για υπογραφή συμβάσεως έργου ο Υπεύθυνος Διαχείρισης Μητρώου εντάσσει αυτόματα στο Μητρώο τα φυσικά πρόσωπα που τελικά θα επιλεγούν για την υπογραφή των εν λόγω συμβάσεων. Επίσης, ο Υπεύθυνος Διαχείρισης αξιολογεί τα υπόλοιπα βιογραφικά που υποβλήθηκαν στο πλαίσιο της προκήρυξης για θέσεις με σύμβαση έργου για να τα εντάξει στο Μητρώο μετά από σχετική εισήγηση στον Επικεφαλής της Υπηρεσίας Λειτουργιών και Οικονομικής Διαχείρισης (εντός 20 ημερών από την υπογραφή των συμβάσεων έργου). Οι ενδιαφερόμενοι τα βιογραφικά των οποίων πληρούν τα κριτήρια ένταξης στο Μητρώο Μονίμων και Εποχιακών Συνεργατών/Οικονομικών Φορέων (φυσικών προσώπων) της EΔΕΤ Α.Ε., τελικά εντάσσονται σ’ αυτό, με σχετική απόφαση του Επικεφαλής της Υπηρεσίας Λειτουργιών και Οικονομικής Διαχείρισης.

Διαγραφή Μελών ή Τροποποίηση Στοιχείων

Ένα μέλος του Μητρώου μπορεί να τεθεί σε αναστολή ή να διαγραφεί, οπότε και θεωρείται μη ενεργό μέλος χωρίς δικαίωμα συμμετοχής του στα έργα και προγράμματα της ΕΔΕΤ Α.Ε, για τους εξής λόγους:
- Έχει ζητήσει οικειοθελώς τη μη συμμετοχή του σε διαδικασία επιλογής για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Σε αυτήν την περίπτωση υποβάλλεται Αίτηση Αναστολής. Μετά την παρέλευση του χρονικού διαστήματος Αναστολής, αυτόματα θεωρείται ενεργό μέλος του Μητρώου.
- Με απόφαση του Επικεφαλής της Υπηρεσίας Λειτουργιών και Οικονομικής Διαχείρισης της ΕΔΕΤ Α.Ε. είτε γιατί έπαυσε να ισχύει έστω και μια από τις προϋποθέσεις εγγραφής είτε γιατί ως μέλος του Μητρώου δεν ανταποκρίθηκε στις υποχρεώσεις του.

Τα μέλη του Μητρώου, ακολουθώντας διαδικασία παρόμοια με αυτήν της αρχικής αίτησης εγγραφής, μπορούν με νεότερες δηλώσεις τους να ενημερώνουν τα τηρούμενα στο Μητρώο προσωπικά τους στοιχεία στην περίπτωση τροποποίησης κάποιων δεδομένων σε σχέση με την αρχική τους αίτηση.

Σε ότι αφορά τη συγκατάθεση των υπαρχόντων Μελών του Μητρώου, ότι δηλαδή έλαβαν γνώση για την τήρηση ηλεκτρονικού αρχείου (αρχική και κάθε περαιτέρω επεξεργασία), το οποίο περιέχει δεδομένα επικοινωνίας μαζί τους και συνδέεται με το ιστορικό της εκπαίδευσης και της επαγγελματικής τους πορείας, σημειώνεται ότι τα παλιότερα μέλη του Μητρώου αποδέχονται τους νέους όρους υποχρεωτικά ή καλούνται να διαγραφούν (με την παραπάνω διαδικασία) σε μια ξεχωριστή σελίδα-προτροπή, την πρώτη φορά που εισέρχονται στο Μητρώο μετά την υλοποίηση της νέας πολιτικής.

Ο Υπεύθυνος Διαχείρισης του Μητρώου επανεξετάζει τις τροποποιήσεις των στοιχείων επιβεβαιώνοντας ότι δεν έχουν μεταβληθεί οι όροι/ ελάχιστα κριτήρια αρχικής ένταξης.